Cách xuất hóa đơn VAT khi mua hàng online trên Shopee, Lazada

Ai xuất hóa đơn cho món hàng bạn mua trên sàn?

Sàn thương mại điện tử đứng giữa, còn người bán hàng cho bạn là shop. Vì vậy hóa đơn cho món hàng do shop lập, mang tên và mã số thuế của shop. Sàn thường chỉ xuất hóa đơn cho các khoản phí dịch vụ của chính sàn, không xuất thay cho từng món hàng của người bán. Khi chưa nhận được hóa đơn, người cần hỏi đầu tiên là shop, không phải tổng đài sàn.

Cũng nên phân biệt hai loại hóa đơn hay gặp khi mua online:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (người ta hay gọi là hóa đơn VAT hay hóa đơn đỏ): do doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ lập, có dòng thuế suất và tiền thuế tách riêng. Công ty muốn khấu trừ thuế đầu vào cần đúng loại này.
• Hóa đơn bán hàng: do hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp lập, không tách tiền thuế. Vẫn là chứng từ hợp lệ để ghi chi phí, nhưng không dùng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Shop nào xuất được hóa đơn VAT?

Không phải shop nào trên sàn cũng xuất được hóa đơn. Nhìn chung có thể chia như sau:

• Shop chính hãng trong Shopee Mall, LazMall: phần lớn là doanh nghiệp, nhà phân phối hoặc chính thương hiệu, nên khả năng xuất được hóa đơn giá trị gia tăng cao nhất. Cách nhận ra các shop này có trong bài Shopee Mall là gì và LazMall là gì.
• Shop là doanh nghiệp nhưng không nằm trong Mall: nhiều shop xuất được, nhưng phải hỏi từng shop.
• Shop của hộ kinh doanh: thường chỉ xuất được hóa đơn bán hàng.
• Cá nhân bán lẻ, bán đồ thanh lý: thường không có hóa đơn.

Hỏi chắc trước khi đặt

• Đọc mô tả sản phẩm và trang shop. Nhiều shop ghi sẵn có xuất hóa đơn hay giá đã gồm thuế hay chưa.
• Xem phần thông tin người bán: tên doanh nghiệp, mã số thuế nếu shop công khai. Tên hộ kinh doanh thì đừng kỳ vọng hóa đơn giá trị gia tăng.
• Nhắn shop hỏi thẳng: shop xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho công ty được không, giá đang bán đã gồm thuế chưa, hóa đơn gửi qua đâu. Cách đặt câu hỏi để shop trả lời rõ và lưu lại làm bằng chứng có trong bài cách chat với người bán trước khi mua.

Đơn mua ở shop chính hãng vẫn áp được mã của Mall như bình thường. Việc xin hóa đơn không làm mất mã giảm giá:

Cách xuất hóa đơn VAT khi mua hàng online: nhập thông tin ở bước nào

Thông tin hóa đơn nhập ngay ở trang thanh toán, trước khi bấm Đặt hàng. Tên mục và vị trí của nó đổi theo phiên bản app và theo từng shop. Shop không bật tính năng xuất hóa đơn thì mục này thường không hiện.

Thông tin cần chuẩn bị và lỗi hay gặp

Quên yêu cầu hóa đơn lúc đặt hàng thì còn kịp không?

Thường vẫn kịp nếu báo sớm, nhưng không có một hạn chung cho mọi shop. Theo quy định về hóa đơn, khi bán hàng hóa thì hóa đơn được lập vào lúc chuyển giao hàng cho người mua. Báo trước khi đơn được giao là chắc nhất.

• Đơn chưa giao: mở Chi tiết đơn hàng xem có chỗ yêu cầu hóa đơn không. Không có thì nhắn shop ngay, kèm mã đơn và đủ thông tin ở bảng trên.
• Đơn đã giao: hỏi shop còn xuất được không. Có shop đã lập hóa đơn cho người mua lẻ lúc giao hàng; muốn đổi sang tên công ty thì shop phải làm thêm thủ tục, và có shop từ chối.
• Shop hẹn hạn cuối: ghi lại hạn đó trong chat. Shop nào nêu hạn thì làm theo hạn của shop.

Nhận, tải và kiểm tra hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử thường được gửi về email bạn đã nhập. Có shop gửi qua chat một đường link tra cứu kèm mã tra cứu. Bao lâu thì nhận được tùy shop và phần mềm hóa đơn shop dùng.

• Tìm cả trong thư mục thư rác; gõ tên shop hoặc chữ hóa đơn vào ô tìm kiếm của hộp thư.
• Tải đủ hai file: file PDF để xem và in, file XML là bản gốc có chữ ký số mà kế toán cần lưu. Chỉ gửi kế toán file PDF là thiếu.
• Lưu lại link và mã tra cứu của nhà cung cấp hóa đơn để tải lại khi lỡ xóa email.

Kiểm tra hóa đơn có thật

Vào cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn), chọn tra cứu hóa đơn rồi nhập các thông tin in trên hóa đơn: mã số thuế người bán, ký hiệu, số hóa đơn. Kết quả cho biết hóa đơn đã được ghi nhận trên hệ thống của cơ quan thuế hay chưa. Sau đó đối chiếu tên hàng, số lượng, đơn giá và thuế suất với đơn trong app.

Hóa đơn ghi sai hoặc mãi không nhận được

Hóa đơn ghi sai thông tin

• Sai tên đơn vị hoặc địa chỉ, mã số thuế vẫn đúng: theo quy định hiện hành, người bán thông báo sai sót cho người mua và thường không phải lập lại hóa đơn.
• Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hay tên hàng: shop phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Gửi shop ảnh chụp đúng chỗ sai kèm thông tin đúng, và hỏi kế toán bên bạn cần giữ kèm giấy tờ gì.

Không nhận được hóa đơn

Nhắn shop kèm mã đơn và ảnh chụp phần thông tin hóa đơn bạn đã nhập lúc đặt. Shop im lặng nhiều ngày thì khiếu nại với sàn, đính kèm đoạn chat shop đã hứa xuất hóa đơn. Kênh liên hệ có trong bài liên hệ tổng đài Shopee và liên hệ hỗ trợ Lazada.

Mẹo mua hàng online cho công ty để hóa đơn gọn

• Gom món cùng shop vào một đơn. Mỗi đơn thường đi với một hóa đơn, ít hóa đơn thì kế toán đỡ đối chiếu.
• Hỏi trước giá trên hóa đơn khi dùng mã giảm giá. Mã của shop giảm thẳng vào giá bán. Mã do sàn tài trợ, xu hay ưu đãi thanh toán thì có thể không làm giảm số tiền trên hóa đơn, nên hóa đơn có thể ghi cao hơn số bạn thực trả. Kế toán cần khớp số thì hỏi shop trước khi áp mã.
• Đơn giá trị lớn nên trả qua thẻ, ví hoặc chuyển khoản. Để được khấu trừ thuế, hóa đơn từ một mức giá trị nhất định phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trả tiền mặt cho shipper khi nhận hàng thì không có chứng từ đó; hỏi kế toán mức cụ thể đang áp dụng.
• Lưu một chỗ: mã đơn, ảnh chụp trang thanh toán, file XML và PDF. Hóa đơn cũng là giấy tờ cần giữ khi đem máy đi sửa; xem thêm ở bài bảo hành khi mua hàng online.

Văn phòng hay mua laptop, màn hình, máy in, phụ kiện qua sàn thì có thể xem trước các deal đồ điện tử đang chạy, rồi hỏi shop chuyện hóa đơn trước khi chốt:

8 voucher đáng kiểm traĐược xếp theo giá trị giảm và tình trạng sử dụng

#1SHOPEE

Nạp điện thoại

Giảm 50%

Tối đa 15.000đ · Đơn từ 1đ

Đã dùng 100% - còn 22 ngày nữa

MãSPPAPPCRMDT10011

Sao chépDùng ngay

#2SHOPEE

MyTV

Giảm 20%

Tối đa 50.000đ · Đơn từ 100đ

Đã dùng 19% - còn 22 ngày nữa

MãAUTO-1537479690981376

Sao chépDùng ngay

#3SHOPEE

Điện Tử

Giảm 13%

Tối đa 2.000.000đ · Đơn từ 700.000đ

Đã dùng 75% - còn 22 ngày nữa

MãUSED11

Sao chépDùng ngay

#4SHOPEE

Nạp điện thoại & dịch vụ

Giảm 15%

Tối đa 20.000đ · Đơn từ 1đ

Đã dùng 64% - còn 22 ngày nữa

MãSPPAPPCRMCRN1111

Sao chépDùng ngay

#5SHOPEE

Nạp điện thoại

Giảm 5%

Tối đa 5.000đ · Đơn từ 1đ

Đã dùng 100% - còn 22 ngày nữa

MãSPPAPPSVIPDT10

Sao chépDùng ngay

#6SHOPEE

Samsung

Giảm 5%

Tối đa 500.000đ · Đơn từ 100đ

Đã dùng 33% - còn 22 ngày nữa

MãAUTO-1544819017551872

Sao chépDùng ngay

#7SHOPEE

ShopDunk

Giảm 3%

Tối đa 500.000đ · Đơn từ 100đ

Đã dùng 57% - còn 22 ngày nữa

MãAUTO-1537622640070656

Sao chépDùng ngay

#8SHOPEE

Di Động Việt

Giảm 3%

Tối đa 500.000đ · Đơn từ 100đ

Đã dùng 20% - còn 22 ngày nữa

MãAUTO-1537621810515968

Sao chépDùng ngay

Xem thêm voucher

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn VAT khi mua online